Objektif Kumpulan Fokus Khas Pengurusan Arkib adalah untuk menyokong dan memperkukuhkan pengurusan rekod dan arkib di Universiti Awam melalui pencapaian matlamat-matlamat berikut:

1. Mengadakan Perbincangan dan Perkongsian Pengalaman
   Objektif ini bertujuan menyediakan ruang bagi pustakawan dari Universiti Awam untuk berbincang dan berkongsi pengalaman dalam pembangunan rekod dan arkib. Perbincangan ini membantu ahli kumpulan memahami isu dan cabaran yang dihadapi oleh universiti lain, serta mempelajari amalan terbaik yang boleh diadaptasi untuk mempertingkatkan mutu pengurusan rekod dan arkib di institusi masing-masing.
2. Platform Perkongsian Idea, Pendapat, dan Pelaksanaan
   Kumpulan ini juga berfungsi sebagai platform untuk pustakawan berkongsi idea, pendapat, serta pendekatan pelaksanaan yang berkesan dalam pengurusan rekod dan arkib di Universiti Awam. Dengan adanya perkongsian ini, setiap institusi dapat menjana idea-idea baru dan membincangkan strategi pelaksanaan yang boleh membantu meningkatkan keberkesanan pengurusan rekod dan arkib.
3. Mengadakan Lawatan Penandaarasan untuk Amalan Terbaik
   Kumpulan ini berhasrat menganjurkan lawatan penandaarasan ke institusi-institusi yang diiktiraf bagi perkongsian amalan terbaik dalam pengurusan rekod, arkib, dan galeri. Lawatan ini memberikan peluang kepada ahli kumpulan untuk melihat secara langsung kaedah serta pendekatan inovatif yang boleh dijadikan panduan dalam usaha memperkukuhkan pengurusan rekod dan arkib di Universiti Awam.

Objektif-objektif ini memberikan impak besar dalam usaha menambah baik sistem pengurusan rekod dan arkib serta memupuk budaya perkongsian ilmu antara Universiti Awam di Malaysia.

Fungsi Kumpulan Fokus Khas Rekod dan Arkib di bawah Jawatankuasa Ketua Pustakawan Universiti Awam (JKPUA) adalah untuk memperkukuhkan pengurusan rekod dan arkib di institusi pengajian tinggi di Malaysia melalui beberapa peranan utama berikut:

1. Menyelaras Keseragaman Dasar, Polisi dan Garis Panduan
   Kumpulan ini berperanan menyelaraskan dasar, polisi, dan garis panduan pengurusan rekod dan arkib di Universiti Awam agar selaras dengan standard yang ditetapkan oleh Arkib Negara Malaysia. Langkah ini penting untuk memastikan ketepatan, keseragaman, dan pematuhan terhadap peraturan yang memelihara nilai rekod dan arkib dalam setiap institusi.
2. Medan Perbincangan dan Perkongsian Pengalaman
   Sebagai platform perbincangan, kumpulan ini membolehkan pustakawan berkongsi pengalaman, cabaran, dan amalan terbaik dalam pembangunan rekod dan arkib di Universiti Awam. Perkongsian ini membantu setiap universiti mempelajari pendekatan berkesan dalam pengurusan arkib serta saling memberi inspirasi dalam pembangunan sektor rekod dan arkib.
3. Kerjasama dalam Penganjuran Seminar, Bengkel, dan Lawatan
   Bagi menggalakkan pertukaran pengetahuan dan pembangunan profesional, kumpulan ini turut bertindak sebagai platform untuk bekerjasama dalam penganjuran aktiviti seperti seminar, bengkel, dan lawatan berkaitan rekod dan arkib. Aktiviti ini dapat mempertingkatkan kefahaman dan kemahiran anggota dalam pengurusan bahan arkib serta memupuk hubungan yang erat antara pustakawan di Universiti Awam.
4. Meningkatkan Program Latihan dan Pembangunan Staf
   Salah satu fokus utama kumpulan ini adalah meningkatkan program latihan dan pembangunan staf dalam bidang rekod dan arkib. Latihan dan pembangunan ini penting bagi memastikan pustakawan Universiti Awam sentiasa mempunyai kemahiran terkini dalam pengurusan rekod dan arkib, selaras dengan perkembangan teknologi dan keperluan institusi masing-masing.

Melalui fungsi-fungsi ini, Kumpulan Fokus Khas Rekod dan Arkib berperanan besar dalam memperkukuhkan integriti pengurusan rekod dan arkib serta memastikan kesinambungan maklumat yang bernilai untuk kepentingan sejarah dan akademik negara.

Pengurusan rekod dan arkib merupakan satu bidang pengurusan yang bertangung jawab bagi mengadakan kawalan secara efisyen dan sistematik ke atas pewujudan, penyenggaraan dan pelupusan rekod. Kawalan ini termasuklah penawanan bukti dan maklumat mengenai aktiviti dan transaksi universiti.

Pengurusan Rekod dan Arkib di Universiti Awam (UA) telah dipertanggungjawabkan oleh Pejabat Pendaftar atau Perpustakaan, perkara ini adalah tertakluk kepada punca kuasa penanggungjawab di peringkat pengurusan Universiti Awam.

Atas inisiatif ini, Jawatankuasa Ketua Pustakawan UA (JKPUA) telah bersetuju dengan cadangan dari Perpustakaan Tun Abdul Razak UiTM bagi menubuhkan Kumpulan Fokus Khas (KFK) Pengurusan Arkib di peringkat Universiti Awam bermula pada 1 Januari 2020. Jawatankuasa ini dipengerusikan oleh Ketua Pustakawan, Perpustakaan Tun Abdul Razak UiTM.