Dalam era digital yang semakin pesat berkembang, pengurusan rekod universiti memainkan peranan penting dalam memastikan keberkesanan operasi dan kesinambungan maklumat institusi. Pengurusan rekod yang cekap bukan sahaja membantu dalam penyimpanan maklumat yang sistematik tetapi juga memberikan impak positif kepada organisasi dalam pelbagai aspek, termasuk pematuhan peraturan, keselamatan data, dan keberkesanan pengurusan sumber.
Kepentingan Pengurusan Rekod Universiti
Pengurusan rekod yang sistematik membantu institusi dalam beberapa perkara utama:
-
Memastikan Pematuhan Perundangan – Universiti perlu mematuhi garis panduan dan peraturan berkaitan arkib dan pemeliharaan dokumen rasmi untuk memastikan ketelusan dan integriti data.
-
Mengoptimumkan Kecekapan Operasi – Rekod yang tersusun memudahkan proses pencarian maklumat, mengurangkan risiko kehilangan dokumen penting, serta mempercepatkan keputusan strategik.
-
Menjamin Keselamatan dan Kerahsiaan Maklumat – Data akademik dan rekod pelajar merupakan aset penting yang perlu dilindungi daripada akses yang tidak sah atau kehilangan.
-
Menyokong Transformasi Digital – Penggunaan sistem pengurusan rekod elektronik seperti Digital Document Management System (DDMS 2.0) meningkatkan kecekapan dalam pengurusan dokumen dan mengurangkan kebergantungan kepada rekod fizikal.
Impak Pengurusan Rekod kepada Organisasi
1. Peningkatan Produktiviti dan Kecekapan
Dengan adanya sistem rekod yang teratur, kakitangan dapat mengakses maklumat dengan mudah tanpa perlu mencari secara manual dalam timbunan dokumen fizikal. Ini menjimatkan masa dan meningkatkan produktiviti kerja.
2. Penjimatan Kos
Pengurangan penggunaan kertas melalui sistem digital bukan sahaja menjimatkan kos cetakan dan penyimpanan tetapi juga menyumbang kepada kelestarian alam sekitar.
3. Meminimumkan Risiko Kehilangan Data
Penggunaan sistem pengurusan rekod elektronik membantu dalam penyimpanan sandaran (backup) maklumat penting serta mengurangkan risiko kehilangan akibat faktor luaran seperti kebakaran atau bencana alam.
4. Peningkatan Tahap Keselamatan Maklumat
Sistem digital yang dilengkapi dengan kawalan akses dan enkripsi data memastikan bahawa hanya individu yang diberi kuasa sahaja boleh mengakses dokumen tertentu, seterusnya meningkatkan keselamatan maklumat universiti.