1. Apakah rekod penting?

1. Rekod penting adalah dokumen, fail atau rekod dalam apa jua bentuk atau format yang mengandungi maklumat penting untuk keperluan dalam melaksanakan fungsi dan operasi UiTM dan/ atau 'survival' UiTM.

2. Mengapa ia perlu dihantar?

1. rekod-rekod penting perlu dikemukakan bagi melindungi kepentingan kewangan dan undang-undang UiTM serta memelihara dan melindungi hak-hak kakitangan, pelanggan dan pihak berkepentingan UiTM. Ia akan kekal sebagai memori Institusi UiTM.

   Pengurusan Rekod Penting UiTM merupakan pelan inisiatif institusi bagi memastikan rekod yang menyokong keseluruhan operasi berada dalam keadaan terkawal dan sentiasa boleh diakses walaupun berdepan ancaman.

3. Apakah polisi yang dirujuk?

1. Dasar Penilaian dan Perolehan Rekod Awam Arkib Negara Malaysia (PRINSIP PENILAIAN DAN PEMEROLEHAN REKOD AWAM. ARKIB NEGARA MALAYSIA (ANM) : -

2. "Mendapatkan rekod-rekod awam dalam jagaan atau di bawah kawalan sesuatu pejabat awam, jagaan dan kawalan Arkib Negara melalui proses pemindahan" - Seksyen 28, Akta Arkib Negara 2003" (Akta 629)

1.   Tafsiran Pengurusan Rekod?
      Bidang pengurusan yang bertanggungjawab bagi mengadakan kawalan secara efisyen dan sistematik ke atas pewujudan, penyenggaraan dan pelupusan rekod. Kawalan ini termasuk proses penawanan bukti dan maklumat mengenai aktiviti dan transaksi urusan organisasi dalam bentuk rekod.

2.  Tafsiran Rekod?
     Bahan dalam bentuk bertulis atau bentuk lain yang menyatakan fakta atau peristiwa atau selainnya merakamkan maklumat dan termasuklah kertas, dokumen, daftar, bahan bercetak, buku, peta, pelan, lukisan, gambar foto, mikrofilem, filem sinematograf, rakaman bunyi, rekod yang dihasilkan secara elektronik tanpa mengira bentuk atau ciri-ciri fizikal dan apa-apa salinannya.

3. Tafsiran Rekod Awam?
     Rekod yang diterima secara rasmi atau yang dikeluarkan oleh mana-mana pejabat awam bagi perjalanan hal ehwalnya atau oleh mana-mana pekhidmat awam atau pekerja pejabat awam dalam penjalanan tugas rasminya dan termasuk rekod  mana-mana perusahaan Kerajaan dan juga termasuk segala rekod yang, pada permulaan kuat kuasa akta ini, adalah dalam jagaan atau di bawah kawalan Arkib Negara Malaysia yang ditubuhkan di bawah Akta Arkib Negara 1966 [ Akta 511 ]

4.  Apakah perkara pertama yang perlu saya lakukan jika saya perlu melupuskan rekod?
Anda perlu mengeluarkan rekod dari kabinet fail, mengenal pasti ciri fail / rekod yang tidak aktif, dan membuat pengasingan mengikut nombor siri klasifikasi 100, 200, 300, 400, 500, 600, 700 & 800.

5.  Apakah borang yang perlu saya isi?
Antara borang yang perlu diisi ialah Borang Pemisahan Rekod, Borang Penilaian Rekod atau yang berkaitan Borang Homogenous sebelum dimasukkan ke dalam kotak arkib.

6.  Apakah perbezaan antara kesemua borang borang tersebut?
Borang Pemisahan Rekod: Mengenal pasti jika rekod mempunyai sebarang nilai kekal / sementara / tidak bernilai.
Borang Penilaian Rekod   : Fail/Rekod dengan nombor klasifikasi.
Borang Homegenous        : Rekod penerbitan bahan bercetak.

7.  Adakah borang-borang tersebut perlu dihantar ke Bahagian Arkib Universiti?
     Hanya Borang Penilaian Rekod dan Borang Pengesahan perlu dihantar ke Bahagian Arkib Universiti berserta Surat Iringan Permohonan Pelupusan manakala Borang Pemisahan Rekod perlu disimpan di PTj.

8.  Bolehkah saya menggunakan kotak biasa selain daripada kotak arkib untuk menyimpan fail/rekod dalam proses penilaian?
    Tidak dibenarkan. PTj hendaklah menggunakan kotak arkib mengikut spesifikasi yang ditetapkan dan kotak hendaklah dilekatkan dengan label kotak. Label kotak boleh dimuat turun di laman web BARU.

9.  Apakah yang perlu saya lakukan setelah menerima surat kebenaran pelupusan daripada BARU, Arkib Negara Malaysia, Audit Negara Malaysia, Jabatan Akauntan Negara Malaysia?
      Anda mesti menjalankan proses pelupusan rekod seperti mencincang atau membakar atau burrying dan apabila selesai mesti mengembalikan Borang Arkib 12/08 atau 13/08 kepada Bahagian Arkib Universiti.

10.  Adakah perlu menghantar rekod ke BARU untuk menjalankan proses pelupusan rekod?
      Tidak perlu menghantar rekod kepada BARU. Adalah menjadi tanggungjawab kakitangan PTj untuk menjalankan proses pelupusan rekod sehingga selesai.

11.  Bagaimanakah saya boleh mendapatkan Kotak Arkib?
       BARU tidak lagi menyediakan Kotak Arkib untuk diedarkan kepada PTj. PTj hendaklah berurusan dengan Bahagian Percetakan menggunakan spesifikasi yang ditetapkan.

12. Bolehkah PTj melupuskan lebihan penerbitan di stor?
      Pelupusan bahan penerbitan hendaklah dilakukan dengan mengemukakan permohonan Pelupusan Rekod Penerbitan Bahan Bercetak. Pertama, BARU akan menyemak sama ada bahan tersebut berada dalam koleksi BARU atau tidak. Ini kerana setiap penerbitan PTj perlu disimpan dalam koleksi JI. Sekiranya BARU masih tidak mempunyai bahan ini, PTj perlu menghantar salinan kepada BARU. Sekiranya terdapat lebihan, Permohonan Pelupusan boleh dibuat dengan mengisi Borang Pelupusan Rekod Bahan Terbitan.

13. Adakah Klasifikasi Fail semasa [Klasifikasi Fail (KF)] masih terpakai?   
      Boleh digunakan sehingga BARU mengumumkan penggunaan KF baharu. Untuk makluman, terbaharu KF UiTM masih dalam pembangunan.

14. Bagaimanakah PTj boleh mendapat pendedahan mengenai Pengurusan Rekod?
      PTj boleh mendapatkan khidmat nasihat daripada BARU dengan mengunjungi BARU atau membuat perancangan untuk mengadakan sesi taklimat Pengurusan Rekod di tempat PTj masing – masing

15. PTj sering menghadapi masalah kerana pertukaran pegawai yang melaksanakan tugas sebagai Pegawai Rekod Jabatan. Apakah tindakan yang perlu diambil oleh PTj?
      PTj boleh membuat temujanji baharu dengan mengisi borang berkaitan. Pengurusan Rekod di jabatan hendaklah dilaksanakan oleh staf yang telah dilantik secara rasmi oleh UiTM dengan pelantikan sebagai Pegawai Pengelasan dan Pendaftar Rahsia bagi Pengurusan Rekod Terperingkat dan Pegawai Rekod Jabatan serta Pembantu Tadbir Rekod Jabatan bagi pengurusan rekod terbuka.

16. Apakah latihan dan kursus yang akan diperolehi oleh kakitangan yang telah dilantik sebagai Pegawai Rekod Jabatan?
      Setiap kakitangan yang dilantik akan diberi latihan yang mencukupi. Bagi pelantikan Pegawai Pengkelasan, kursus dua hari anjuran Pejabat Ketua Pegawai Keselamatan Kerajaan Malaysia (CGSO) akan diberikan. Bagi Pendaftar Rahsia, kursus sehari anjuran CGSO juga akan disediakan. Bagi PRJ dan PTRJ, Kursus Pengurusan Rekod Asas PRJ & PTRJ selama dua hari anjuran BARU akan diberikan.

1. Cadangan penyerahan trofi, cenderahati dan sebagainya kepada BARU dan apakah kaedahnya?

     BARU mengalu-alukan sumbangan koleksi berkaitan UiTM daripada semua PTj bagi meningkatkan keterlihatan koleksi e-Galeri di GTAR

  2.Bolehkah laporan tahunan dikemukakan dalam format softcopy?
   Ya. Semua rekod penting Universiti boleh dikemukakan dalam format bercetak atau softcopy

3. Mengenai Tempoh Pelupusan Rekod Kewangan.
    Tempoh pelupusan rekod kewangan adalah 7 tahun dengan merujuk kepada dasar pengurusan rekod UiTM

4. Mengenai Pelan Audit Yang Akan Dilaksanakan Oleh BARU.

     Boleh merujuk kepada senarai semak Audit Pengurusan Rekod dalam Sistem Audit ARMS

5. Bolehkah seseorang pegawai dilantik bagi kedua-dua pelantikan pegawai pengelas dan pegawai rekod jabatan sekiranya berlaku kekurangan pegawai di Bahagian/Unit?
    Ya. Ia boleh dilakukan dengan merujuk templat sumber janji temu dalam Buku Arahan Keselamatan (Semakan dan Pindaan 2018)

6. Penyediaan Unit Integriti dalam Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan (JkTK) UiTM Bil 1/2024 khususnya berkaitan pengedaran dokumen sulit untuk rujukan ahli mesyuarat.
    Sebelum bermulanya mesyuarat, pengerusi perlu membuat pemberitahuan kepada semua ahli bahawa sampul surat kecil yang diedarkan untuk rujukan ahli mengandungi maklumat 'Sulit' yang perlu dijaga supaya maklumat tersebut tidak didedahkan kepada bukan ahli.
Kulit sampul surat kecil perlu ditandakan 'Sulit' supaya setiap ahli lebih berhati-hati dalam penggunaannya.

Ahli tidak dibenarkan membawa keluar sampul surat kecil dari bilik mesyuarat dan Unit Integriti perlu memulihkan sampul surat kecil setelah selesai mesyuarat.

Setiap ahli dikehendaki mengisi dan menandatangani Borang Aku Janji Kerahsiaan yang mana kandungan yang dicadangkannya adalah seperti berikut:
a) Saya berjanji bahawa saya:
     i.  Menjaga kerahsiaan bahan atau dokumen Universiti Teknologi MARA

    ii.  Tidak mengambil gambar.

   iii.  Tidak menyebarkan sebarang maklumat mengenai bahan atau dokumen dan hal ehwal jabatan melalui mana-mana media secara bertulis dan percakapan.

b) Saya sedar bahawa ketidakpatuhan mana-mana peraturan di atas boleh menyebabkan saya dikenakan tindakan tatatertib dan undang-undang.
     Jika semua ahli mesyuarat perlu meninggalkan bilik mesyuarat, bilik mesti dikunci untuk mengelakkan ahli bukan mesyuarat memasuki bilik.

Sumber: Pejabat Ketua Pegawai Keselamatan Kerajaan Malaysia

 7. Cadangan untuk menghantar poster integriti kepada BARU bagi tujuan penerbitan untuk UiTM Hari Ini Dalam Sejarah.
     Unit Integriti boleh menyalurkan maklumat kepada BARU untuk diterbitkan di UiTM Hari Ini Dalam Sejarah.

8.  Siasatan mengenai dokumen dalam sistem e-mesyuarat: berapa lama dokumen itu berada dalam sistem?
     Dokumen elektronik atau digital berjalan seiring dengan dokumen bercetak asalnya.
Sekiranya dokumen asal telah dinilai untuk dimusnahkan, dokumen elektronik atau digitalnya juga perlu dimusnahkan.

Sumber: "Rekod Elektronik dan Dasar Pengurusan Arkib"

9.  Cara menyimpan rekod buku AM492A sama ada di dalam bilik yang berkunci atau di atas meja kerana kandungan dalam tajuk adalah Sulit.
     Buku AM492A yang merupakan buku pendaftaran rekod Rahsia Rasmi Luar Jadual mesti diuruskan oleh kakitangan lantikan Pendaftar Rahsia dan disimpan dalam kabinet yang berkunci.

10. Pertanyaan sama ada rekod dalaman dan gambar ITM boleh didedahkan kepada umum atau sebaliknya.
      Gambar ITM merupakan antara rekod penting UiTM. Akses dan rujukan kepadanya bergantung kepada statusnya sama ada ia terbuka atau dikelaskan. Sementara itu, rekod dalaman juga bergantung kepada statusnya. Untuk mengaksesnya, kebenaran bertulis diperlukan daripada pencipta rekod

11. Pertanyaan mengenai imbasan fail Unit Integriti boleh dipindahkan ke BARU kerana kekangan ruang fizikal.
      Fail yang dipindahkan ke BARU adalah fail tidak aktif yang bernilai arkib dan status terbuka. Jika ia masih diklasifikasikan status, fail harus diturunkan taraf untuk dibuka dengan mengisi buku AM492B

12. University Records Manager Portal - Portal Pengurus Rekod Universiti (PPRU).
       PTj dikehendaki mengemaskini pelantikan pengurus rekod baharu berikutan pertukaran kakitangan.

13. Pertanyaan mengenai Prosedur Penutupan Fail untuk Fail Terhad. Ditanya sama ada fail itu boleh dilupuskan atau disimpan sahaja?
       Lampiran / Fail Homogenous boleh diletakkan di dalam fail putih / keras. Fail Keras boleh digunakan untuk menyimpan Rekod Homogenous seperti (resit, borang, baucar kewangan). Manakala dokumen seperti surat diperlukan untuk menggunakan fail putih dan diberi nombor rujukan. Surat-surat itu hendaklah dipindahkan terlebih dahulu ke Fail Terhad dari Fail Putih, dan ia tidak boleh dilupuskan sehingga 5 tahun.

14. Pertanyaan mengenai perkhidmatan mengikat untuk penerbitan jurnal dan persidangan dalam jumlah kuantiti yang besar. Tetapi yuran untuk mengikat adalah mahal.
      Kami akan menyemak terlebih dahulu dengan Jabatan Kewangan

15. Pertanyaan mengenai e-Galeri Repositori : Adakah koleksi mesti dihantar secara fizikal dan tempoh masa yang lebih baik yang diperlukan untuk menjadikannya boleh diterima.
      Tiada had tahun untuk sebarang koleksi ditempatkan di Galeri Tun Abdul Razak (GTAR) dan GTAR akan berurusan dengan PTj sama ada untuk mengambil dokumentasi fotografi mengenai pengambilan atau mengambilnya secara fizikal.

16. Pertanyaan mengenai status pemetaan pada Fail Klasifikasi melalui google drive BARU untuk proses migrasi fail.

       Mana-mana PTj perlu memasukkan kod nombor fail 100-800 dalam google drive dan perlu menyemak sama ada terdapat sebarang perubahan kod fail sebelum boleh meneruskan ke langkah seterusnya.

17. Menurut pernyataan oleh seseorang, selepas pemetaan klasifikasi fail, jumlah fail yang dikemukakan menurun. Mengapa?
      Ini berlaku apabila beberapa fail ditutup kerana tidak aktif untuk menjana fail baru.

18.Adakah salinan borang bayaran / PB boleh digunakan dalam fail keras?
      Ya, fail kulit keras/homogenous boleh digunakan untuk menyimpan slip pembayaran atau salinan PB.

19. Melalui semakan Portal Pengurus Rekod Universiti (PPRU) Pelantikan Pengurus Rekod, didapati maklumat tersebut belum dikemas kini. Ketua Jabatan (HOD) tidak dilantik sebagai Pegawai Pengelas,jadi adakah semua ketua jabatan boleh dilantik sebagai Pegawai Pengelas? Pertanyaan ini adalah kerana HOD akan mengklasifikasikan sesuatu dokumen tersebut. Akan ada banyak pegawai pengelas. Adakah perlu menghantar Borang Pelantikan ke BARU?
       Oleh kerana persaraan kakitangan dan penempatan semula PTj dinasihatkan untuk menyemak semula perkara ini bagi mengemas kini maklumat pelantikan di Portal Lantikan Pengurus Rekod Universiti (PPRU). Pembantu Tadbir Rekod Jabatan (Pembantu Tadbir Rekod Jabatan) boleh dilantik dalam jumlah yang ramai dan perlu melengkapkan borang permohonan.

20. Dokumen Terperingkat, Rahsia Tertinggi, Rahsia, Sulit, dan kategori terhad. Sekiranya PTj telah menerima e-mel sulit dan ada kaedah untuk mengkategorikannya seperti keputusan minit mesyuarat.
       Untuk kaedah pengurusan dokumen Terperingkat, Dokumen tidak boleh dihantar melalui e-mel dan mesti dihantar dalam format bercetak. Proses penghantaran dokumen sulit adalah menggunakan 1 atau 2 sampul surat bertulis SULIT / kotak berkunci. Penggunaan e-mel adalah dilarang kerana ia tidak selamat dan Pegawai Pengelas bertanggungjawab untuk menentukan tahap keselamatan dokumen.

21. Keputusan minit mesyuarat yang diterima oleh Pejabat Bendahari Kementerian adalah sulit. Adakah terdapat kaedah bagaimana untuk mengkategorikan masuk dan keluar dokumen sulit? Walau bagaimanapun, Kementerian menyediakan kata laluan kepada penerima untuk mengakses maklumat tersebut.
      Ia perlu dicetak kerana resit e-filing Pejabat Bursar Kementerian juga sulit dan hanya penerima terpilih sahaja yang akan menerima e-mel tersebut. Bagaimanapun, dikhuatiri bepenyerahan rlaku kebocoran rahsia kerana maklumat e-mel itu boleh diakses daripada komputer penerima. Perkara ini akan dirujuk kepada CGSO. Surat sulit mesti didaftarkan dalam buku Daftar AM492 dan jika tiada, pejabat PTj mesti membelinya dari Percetakan Nasional (Percetakan Nasional).

22. Manual Klasifikasi Fail (KF)
       Adalah dimaklumkan bahawa Migrasi KF telah diluluskan dan mendapat pengharmonian KF oleh Arkib Negara Malaysia Arkib Negara Malaysia (ANM). Selain itu, bengkel migrasi KF telah dijalankan di Shah Alam dan Cawangan.

       Pembezaan menggunakan nombor rujukan, contohnya nombor KF lama ialah 100 dan yang baru menggunakan nama PTjUiTM-100. Manual KF baharu belum dilancarkan lagi dan akan dimaklumkan kemudian.

23. berkenaan format dan panduan Surat Rasmi, terdapat ramai kakitangan yang tidak cakna mengenai isu ini.

    i.  No rujukan surat untuk muka surat kedua perlu berada di mana?
        Nombor rujukan hendaklah di bahagian atas sebelah kiri dan perlu mengikuti format penulisan huruf.
    ii. Adakah dibenarkan untuk menaip semula tajuk pada halaman kedua surat itu?
        Tidak. Ia tidak dibenarkan. Ia mesti mengikut format penulisan huruf. Nombor rujukan mesti ditaip di sebelah kiri atas surat untuk menyatakan penerusan huruf.

   iii. Cara menggunakan Initial pada penggunaan surat?
        Adalah menjadi tanggungjawab penulis surat untuk memudahkan proses carian sekiranya ahli kakitangan yang bertanggungjawab bercuti. Contoh inisial ialah nama/tajuk surat/lokasi storan.

    iV. Untuk tujuan pemeriksaan di bahagian tandatangan, bolehkah ia menjadi inisial atau tidak?
         Ya, hanya pensel yang dibenarkan.

24. Masalahnya ialah apabila orang yang menerima SK (Salin Ke) [salinan kepada] tidak menerima keseluruhan surat.
      Lampiran tidak diterima oleh Sk kerana ia dianggap sebagai maklumat eksklusif untuk Sk dan bertujuan semata-mata untuk penerima.Sk akan menerima surat yang sama dengan lampiran.  Jika tidak, maklumat yang akan dihantar tidak akan diterima oleh penerima.

25. Adakah tandatangan digital dibenarkan? Bagaimanakah saya boleh mengetahui sama ada tandatangan tersebut telah didaftarkan dengan Suruhanjaya Komunikasi dan Multimedia Malaysia (SKMM)?
      Tandatangan digital tidak sah melainkan berdaftar dengan SKMM. BARU akan berunding terlebih dahulu dengan CGSO, dan sebarang maklum balas akan dimaklumkan.

26. Best Records Management Audit (ARMS) [Audit Pengurusan Rekod Terbaik]

      Bermula Mei ini, sebanyak 10 PTj akan diaudit. Pada tahun 2023, sebanyak 18 PTj di bawah Pejabat Naib Canselor telah diaudit.

27. Rekod Penting Universiti 
      PTj dikehendaki menyediakan sebarang rekod penting & penting kepada BARU. (Kuasa Dasar Pengurusan Rekod UiTM, 18 Nov 2020) [(Punca kuasa Dasar Pengurusan Rekod UiTM- 18 Nov 2020)].

      PTj juga diminta untuk menyerahkan rekod-rekod penting kepada BARU bagi tujuan pemeliharaan (15 rekod UiTM).

28. Adakah mungkin untuk menghantar rekod secara digital?
      Ya. PTj boleh mengemukakan rekod penting kepada Bahagian Arkib Universiti atau Unit Arkib UiTM Cawangan (UAC) sama ada dalam bentuk fizikal (bercetak) atau digital (soft copy).

29. Oleh kerana baucar pembayaran difailkan dalam fail hardcover di Pejabat Bendahari, bagaimana ia perlu difailkan?
      Baucar hendaklah difailkan dalam fail penutup keras; Surat-menyurat mengenai mereka perlu difailkan dalam fail terbuka (penutup putih).
Permohonan pelupusan baucar mesti diisi menggunakan borang homogen.

30. Ketua Zon perlu mencalonkan beberapa nama untuk dilantik sebagai Pegawai pengelas.Sekiranya terdapat 21 orang, bolehkah pejabat mengisi hanya satu borang KPKK 9?
      Tidak, penama mesti mengisi 2 borang asal dengan tandatangan.

31. Beliau dilantik sebagai setiausaha Lembaga Mesyuarat dan bertanggungjawab merakam audio perbincangan mesyuarat. Selepas mesyuarat, audio akan dihantar ke komputer, dan kata laluan diperlukan untuk mengakses audio.
      Kakitangan hendaklah dilantik sebagai Pendaftar Sulit untuk menguruskan surat/dokumen sulit.

32. Adakah terdapat pegawai yang memantau kakitangan semasa proses pelupusan? Sebagai contoh, menggunakan perkhidmatan kontraktor luar untuk proses pemotongan bahan.
       Ya betul. PTj perlu mempunyai pegawai sendiri untuk memantau keseluruhan proses.

33. Adakah Pembantu Operasi perlu dilantik sebagai Pendaftar Rahsia?
       Ya, betul. Pembantu Operasi perlu dilantik Pendaftar Rahsia kerana menguruskan surat dan dokumen sulit.

34. Apakah Rekod Homogenous?
      Rekod homogenous terdiri daripada fail atau rekod kewangan yang mempunyai nombor rujukan dan kategori fail.  Fail mesti disimpan untuk tempoh 5 tahun untuk fail pentadbiran dan 7 tahun untuk fail kewangan sebelum memohon pelupusan.

35. Adakah terdapat manual pengurusan rekod dalam format video?
      Tidak. Dalam dasar pengurusan rekod, ia hanya mengandungi carta alir pada proses pelupusan rekod dari awal hingga akhir.

36. Perlukah rekod dihantar dalam talian atau dalam softcopy?
      Ia lebih disukai rekod untuk dihantar dalam format softcopy.

37. Siasatan bagaimana pekeliling/garis panduan dari laman web Pejabat Pendaftar, yang dikenali sebagai DPocket, telah diambil dan dimasukkan ke dalam Arkib Penemuan Dalam Talian (OFA) BARU.
DPocket Pejabat Pendaftar mengandungi kedua-dua fail aktif dan tidak aktif; walau bagaimanapun, di BARU, kami hanya menyimpan fail yang tidak aktif. Pekeliling ini akan difailkan, diminitkan, dan dikemukakan kepada BARU. Dalam kes ini, Sistem Pengurusan Dokumen Digital (DDMS) akan berfungsi sebagai repositori dokumen dan pusat sehenti.

38. Apakah visi dan pencapaian arkib terkini?
      Untuk makluman, sistem Online Finding Archive (OFA) yang merangkumi bahan arkib tidak aktif telah siap pada tahun 2020.

39. Bolehkah garis panduan yang dipinda dikemukakan kepada BARU?
      Ya , sebarang garis panduan yang dipinda boleh dikemukakan kepada BARU.

40. Apakah yang akan berlaku jika seorang kakitangan berpindah jabatan atau bahagian?
      Nama itu masih ada dalam sistem, tetapi ia tidak aktif.

41. Surat pelantikan kakitangan yang ditandakan sebagai Sulit dikeluarkan oleh semua PTj, namun ia dihantar melalui e-mel dan tidak mengikut protokol.
      Penerima surat dianggap sulit. Berikutan itu, BARU mengendalikan Kursus Pengurusan Rekod bagi kakitangan yang ditugaskan untuk mengikuti kursus Ketua Pegawai Keselamatan Kerajaan Malaysia (CGSO) yang merangkumi kaedah mengklasifikasikan surat, dokumen dan fail di jabatan.

42. Siasatan mengenai jika pertukaran kakitangan berlaku di kalangan pentadbir / pentadbir akademik, apakah proses untuk bertukar surat?

       Surat pemindahan kakitangan tidak semestinya sulit. Kategori Sulit hanya ditulis di atas kertas atau sampul surat tetapi tidak didaftarkan secara rasmi oleh Pegawai Klasifikasi.

43. Pertanyaan mengenai penutup fail dan minit mesyuarat, adakah ia perlu ditaip atau ditulis?
       Kulit fail depan dan minit fail hendaklah ditulis tangan.

44. Mendaftarkan dokumen terperingkat?
      Ia mesti ditulis tangan dan didaftarkan dalam buku Kawalan Dokumen Terperingkat (AM 492, AM 492A, dan Buku Daftar AM492B). Tulisan tangan adalah bukti sahih.

45. Di manakah untuk mendapatkan Buku Daftar AM 492, AM 492A dan AM492B?
      Mana-mana PTj yang mahu salinan tersebut boleh mengemukakan permohonan kepada BARU.

46. Pertanyaan mengenai bagaimana fail utama. Adakah ia tidak terjejas jika rekod klasifikasi fail asal (KF) kekal tidak berubah?
      BARU mencadangkan menambah nombor fail dalam sistem untuk tujuan penyuntingan.

47.Adakah PTj boleh menyerahkan piala-piala lama kepada BARU?
     Ya, pihak BARU sangat mengalu-alukan hasrat pihak PTj untuk menyerahkan piala-piala lama kepada BARU dan boleh berurusan dengan Unit Galeri Tun Abdul Razak (GTAR).

48. Adakah PTj boleh menyerahkan buletin kepada BARU?
      Ya,Ia boleh diserahkan melalui Archive Tracking System (ATS).

49. Apakah skop lawatan audit ke PTj dan adakah ianya di bawah pentadbiran PTj?
      Skop lawatan audit ialah terdiri daripada prosedur pengurusan rekod, pengurusan sumber manusia dan latihan serta kesedaran dan komitmen jabatan. Ya, lawatan audit di bawah pentadbiran PTj.

50. Berapa lama tempoh fail peribadi atau rekod pelajar disimpan di BARU?
      Tempoh fail peribadi atau rekod pelajar disimpan di BARU ialah selama 20 tahun.

51. Adakah softcopy perlu dilupuskan termasuk juga cakera padat (CD) atau video pembelajaran dan tesis Final Year Project (FYP) yang lama?
      Ya softcopy yang mengandungi kandungan video pembelajaran dan tesis Final Year Project (FYP) juga perlu dilupuskan.

52. Adakah gambar-gambar acara boleh diserahkan kepada pihak BARU?
      Ya boleh diserahkan kepada pihak BARU namun gambar perlu diserahkan beserta deskripsi gambar mengenai sesuatu acara.