Kategori dan Peranan Pengguna DDMS

Kumpulan pengguna DDMS dan peranan adalah seperti berikut :

1. Pengurus Rekod/ Record Manager
   Staf Bahagian Arkib Universiti, Jabatan Perpustakaan UiTM Shah Alam.
   1. Mewujudkan fail baharu jika perlu dan bila terdapat keperluan
   2. Memadam fail dan rekod
   3. Rename fail dan rekod
   4. Mengemaskini metadata fail atau rekod
   5. Melaksanakan latihan penggunaan DDMS kepada pengguna
   6. Mewujudkan fail baharu jika perlu dan bila terdapat permintaan
   7. Memantau keakuran kepada penggunaan tatacara ini
2. Pentadbir Sistem/ System Administrator (SA)
   Staf Bahagian Perpustakaan Digital, Jabatan Perpustakaan UiTM Shah Alam
   1. Membuat kawalan akses kepada fail terperingkat
   2. Menyelesaikan isu/ masalah/ aduan yang dimajukan oleh pengguna melalui email This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.
   3. Mewujudkan ID untuk pengguna baharu
   4. Melaksanakan sekatan pengguna berdasarkan fail atau rekod
   5. Melaksanakan latihan pengguna baharu dan latihan ulangan kepada pengguna aplikasi DDMS 2.0.
      
      
3. Staf Maklumat (Information Worker)
   Staf yang melaksanakan kerja menawan rekod dalam DDMS. Merupakan Pengurus Rekod Jabatan/Pembantu Tadbir Rekod jabatan atau mana-mana yang ditetapkan mengikut penetapan PTj di UiTM.
   1. Mengambil tindakan mengimbas rekod dan tawan, minit tindakan dan edaran kepada staf yang berkaitan
   2. Melengkapkan no folio pada rekod masuk selepas ditawan dalam DDMS
   3. Memfailkan rekod asal ke dalam fail fizikal
   4. Memohon penambahan fail baharu
   5. Memastikan kandungan fail elektronik dan fizikal adalah selari
   6. mastikan pengendalian rekod elektronik dan rekod digital mengikut ketetapan tatacara ini
   7. Menyediakan dan mengedarkan senarai nombor fail yang digunakan oleh PTj kepada staf yang terlibat dalam menyediakan rekod.
      
      
4. Pengguna (End User)
   Semua warga UiTM Shah Alam.
   1. Memastikan penggunaan DDMS mengikut etika penguruan rekod yang ditetapkan.
   2. Memastikan kandungan fail elektronik dan fizikal selari
   3. Tidak berkongsi atau memberikan log masuk DDMS kepada pihak lain.
   4. Memajukan keperluan pembukaan fail baharu kepada Pengurus Rekod
   5. Menawan serta mencetak e-mel rasmi yang masuk atau keluar dan memajukan salinan cetakan kepada Information Worker/ Unit Registri/PRJ/PTRJ untuk difailkan