Ketetapan Umum Pelaksanaan DDMS di UiTM

Berikut merupakan penetapan khas untuk semua pengguna DDMS 2.0 di UiTM Shah Alam:

1. Pengurusan Rekod Secara Tidak Berpusat
   UiTM Shah Alam mengamalkan sistem pengurusan rekod secara tidak berpusat. Setiap pusat tanggungjawab di UiTM Shah Alam mempunyai bilik fail/rekod atau Unit Registri sendiri.
   
   
2. Pengurusan Rekod Terbuka
   Fasa 1 yang akan bermula pada 1 Mac 2025 adalah penggunaan DDMS untuk Rekod-rekod Terbuka sahaja.
   
   
3. Pengurusan Rekod Hibrid
   Pengurusan rekod secara hibrid dilaksanakan melalui DDMS. Fail dan rekod fizikal dikekalkan dan fail dan rekod elektronik digunakan. Sekiranya dokumen asal berformat cetakan, ianya perlu diimbas dan ditawan dalam DDMS. Sebaliknya sekiranya dokumen asal berformat digital (contoh: emel) ianya perlu ditawan dalam DDMS dan dicetak untuk difailkan oleh pemula
   
   
4. Penutupan Fail fizikal dan fail DDMS
   Fail DDMS akan ditutup secara automatik apabila jumlah folio mencapai 100. Fail jilid 2 akan dibuka dalam sistem. Penutupan fail fizikal juga perlu mengikut jumlah folio iaitu 100 sepertimana dalam DDMS. Fail elektronik dan fail fizikal perlu mempunyai kandungan dan nombor folio yang sama.
   
   
5. Penyediaan surat keluar kepada warga UiTM Shah Alam
   Surat dari pemula di UiTM Shah Alam kepada penerima yang bertugas di UiTM Shah Alam perlu disediakan dalam 1 salinan asal sahaja. Salinan tersebut yang mempunyai tandatangan hidup akan diimbas, ditawan dan diedarkan melalui DDMS menggunakan fungsi minit tindakan. Surat asal tersebut akan difailkan oleh pemula. Penerima hanya akan mendapat surat yang dialamatkan kepada mereka dan yang dibuat salinan (cc) kepada mereka melalui DDMS. Penerima surat melalui DDMS tidak perlu menawan semula surat tersebut dalam DDMS
   
   
6. Penyediaan surat keluar kepada bukan pengguna DDMS
   Surat perlu disediakan dalam dua salinan kepada penerima selain UiTM Shah Alam. Salinan pertama menggunakan letter head dan bertandatangan hidup. Manakala salinan kedua tidak perlu menggunakan letter head tetapi masih memerlukan tanda tangan hidup. Salinan asal yang pertama (dengan letter head) akan diimbas dan ditawan dalam DDMS. Setelah ditawan, salinan asal yang pertama dan kedua akan ditulis nombor folio yang diperolehi melalui DDMS. Salinan asal yang pertama akan dihantar kepada penerima mengikut kaedah yang digunakan oleh PTj (pos laju, pos berdaftar dan lain-lain) manakala salinan asal yang kedua (tanpa letterhead) akan difailkan oleh pemula.
   
   
7. Pengurusan surat masuk dari UiTM Shah Alam
   Penerimaan surat masuk adalah melalui aplikasi DDMS. Penerima dari UiTM Shah Alam tidak akan menerima surat asal bercetak. Surat asal tersebut akan terus difailkan dalam fail pewujud. Penerima boleh merujuk surat yang diterima melalui aplikasi DDMS.
   
   
8. Pengurusan surat masuk bukan dari UiTM Shah Alam
   Surat yang diterima bukan dari warga UiTM Shah Alam perlu diimbas, dimuatnaik dan ditawan dalam DDMS. Rekod tersebut juga boleh dibuat minit tindakan supaya pegawai yng berkaitan dapat mengambil tindakan seperti yang diarahkan. Rekod fizikal akan difailkan oleh PTj yang menerima surat masuk tersebut.
   
   
9. Penggunaan huruf besar (CAPSLOCK)
   Pengguna DDMS hendaklah menggunakan huruf besar semasa mengisi maklumat dokumen yang ditawan,dan semasa menulis minit tindakan.
   
   
10. Pengurusan rekod ketika DDMS tidak boleh diakses.
    DDMS mempunyai downtime yang disebabkan oleh penyelenggaraan dari Jabatan Digital Negara (JDN). Notis penyelenggaraan dan gangguan akses akan dipaparkan pada pautan DDMS oleh JDN.
    
    Sekiranya DDMS tidak dapat diakses, dokumen tidak dapat ditawan dan minit tindakan tidak boleh dilaksanakan, Information Worker atau staf yang memuat naik dokumen dalam DDMS hendaklah melaksanakan proses di bawah bagi Dokumen Terbuka (sahaja)
    • Imbas dokumen yang akan dimuatnaik dalam DDMS
    • Email dokumen tersebut kepada penerima untuk tindakan seterusnya oleh penerima dengan maklumat tindakan yang perlu dilaksanakan oleh penerima tersebut.
    • Tawan dokumen dalam DDMS setelah boleh diakses
      
      
11. Penetapan Pewujud Fail DDMS dan Fizikal
    1. PTj sebagai pemula fail (pewujud/pemilik transaksi fail)
       PTj sebagai pemula fail bermaksud fail tersebut merupakan transaksi fungsi utama PTj tersebut. Sekiranya PTj lain ingin mengguna pakai nombor transaksi PTj pemula, dokumen fizikal hendaklah dikandungkan dalam fail di PTj pemula.
       
       Contoh surat permohonan lantikan Pegawai Rekod Jabatan (PRJ) oleh jabatan/bahagian/unit di UiTM Shah Alam akan difailkan dalam fail UiTM.100-14/1/13 Pelantikan Pegawai Rekod Jabatan (PRJ) di Jabatan Perpustakaan sahaja. PTj yang memohon lantikan tersebut TIDAK PERLU membuat salinan surat dan memfailkan di jabatan/bahagian/unit masing-masing.
       
       
    2. PTj sebagai pengguna nombor klasifikasi fail PTj pemula (pewujud/pemilik transaksi fail)
       PTj boleh menggunakan nombor transaksi fail dari PTj pemula yang lain bagi tujuan penyediaan nombor rujukan rekod. Salinan asal (rekod keluar kepada dari UiTM Shah Alam) dan salinan rekod (rekod keluar kepada penerima bukan UiTM Shah Alam) hendaklah difailkan oleh PTj pemula.
       
       Contoh : Permohonan perjawatan yang disediakan oleh setiap PTj di UiTM Shah Alam akan menggunakan nombor transaksi fail yang sama iaitu 500-2/2/4 Permohonan Jawatan/Emolumen Ke Agensi Pusat (Luar Agihan Belanja Mengurus (ABM). Dokumen permohonan asal hendaklah dihantar segera ke PTj Pemula (Jabatan Pendaftar UiTM Shah Alam) untuk difailkan. Edaran kepada penerima dilaksanakan melalui DDMS.