Projek Digital Document Management System (DDMS) merupakan salah satu inisiatif Kerajaan bagi projek di bawah Entry Points Projects (EPP) e-Government iaitu Pelaksanaan Kerajaan Tanpa Kertas (Paperless Government).
Projek ini akan dilaksanakan secara berperingkat di seluruh sektor awam bermula tahun 2013. Ia diadakan bertujuan untuk mempertingkatkan penyampaian perkhidmatan dan capaian rekod serta ketelusan perkhidmatan Kerajaan melalui penggunaan teknologi ICT. Pelaksanaan aplikasi DDMS di seluruh sektor awam ini dapat menyokong hasrat Kerajaan ke arah pengurangan penggunaan kertas dalam urusan harian Kerajaan.
DDMS 2.0 a menyimpan, mengesan, dan meng-indeks semua rekod elektronik dan kertas dan menyimpan secara elektronik dalam bentuk rekod.
Sistem ini merangkumi proses menawan dan menyelenggara rekod berkaitan aktiviti perniagaan dan transaksi agensi Kerajaan dengan menyediakan pengurusan rekod yang cekap, dan sistematik sepanjang kitaran hayat rekod sehingga pelupusan rekod.
Objektif asas Sistem DDMS 2.0 adalah seperti berikut:
- Menggantikan penggunaan rekod fizikal kepada rekod digital;
- Menghapuskan penggunaan kertas secara berperingkat;
- Membolehkan rekod digital dan rekod fizikal di simpan dan diselenggara secara elektronik; dan
- Membolehkan semua urusan kerajaan seperti bahan pembentangan, pekeliling dalaman dan surat anatara agensi/ jabatan diurus atau dibuat secara elektronik.
DDMS 2.0 telah Go Live di UiTM pada 26 November 2024 dan pelaksanaan penggunaannya adalah secara berperingkat dan meliputi keseluruhan Pusat Tanggjungjawab (PTj) di UiTM Shah Alam dan Cawangan.
Dokumen ini adalah panduan pengguna bagi Digital Document Management System 2.0 (DDMS 2.0) tetapi akan memenuhi khusus fungsi Sistem Pengurusan Rekod Elektronik (ERMS) sebagaimana yang dinyatakan dalam MS ISO 16.175-2 : Information and Documentation Principles and Functional Requirements for Records in Electronic Office Environment
Punca kuasa pelaksanaan DDMS 2.0 adalah melalui keputusan Majlis Eksekutif Universiti Bil 26/2024 bertarikh 20 November 2024. Ia mula berkuatkuasa pada 1 Mac 2025.