Rekod UiTM adalah sumber maklumat dan pengetahuan yang sangat penting bagi perancangan, pelaksanaan dan pemantauan program dan aktiviti UiTM. Selain itu, ia juga adalah dokumen bukti kepada setiap keputusan, tindakan dan transaksi yang dibuat oleh staf semasa menjalankan urusan rasmi UiTM. Oleh itu, rekod UiTM perlu diurus secara teratur, cekap dan berkesan supaya ia tersedia untuk digunakan dan tidak hilang, rosak atau dimusnahkan tanpa kebenaran.
Jabatan Arkib Universiti telah melaksanakan khidmat nasihat dan memberi latihan yang berterusan kepada pegawai yang bertanggungjawab dalam menguruskan rekod di PTJ seluruh UiTM.
Pelaksanaan Penyelarasan Sistem Pengurusan Rekod Kendiri ini selaras dengan Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 5 Tahun 2007 Panduan Pengurusan Pejabat seperti berikut:
“Ketua Jabatan dan Ketua Agensi bertanggungjawab bagi pewujudan, penyelenggaraan, pemeliharaan dan pelupusan setiap rekod awam di bawah jagaan atau kawalannya. Bagi tujuan ini Ketua Jabatan dan Ketua Agensi hendaklah:
- Mematuhi dan melaksanakan semua Piawaian dan Prosedur Pengurusan Rekod Awam yang ditetapkan oleh Jabatan Arkib Negara;
- Mengadakan bilik rekod jabatan dengan kelengkapan dan peralatan yang bersesuaian;
- Melaksanakan pelupusan rekod awam mengikut Peraturan Pelupusan Rekod Awam, Akta Arkib Negara Malaysia 2003 [Akta 629]; dan
- Melantik seorang Pegawai Rekod Jabatan sekurangkurangnya gred 27 atau setaraf dengannya dan memaklumkan pelantikannya kepada Jabatan Arkib Negara.” Rujuk Pekeliling Pendaftar bil. 100-BPD (BAM.38/1) bertarikh 16 Ogos 2010.