Shah Alam, 20 Februari 2025 – Bahagian Arkib Universiti (BARU) telah menerima kunjungan daripada delegasi UiTM Cawangan Perak dalam satu sesi Lawatan Penandaaras berkaitan Klasifikasi Fail dan Digital Document Management System (DDMS) 2.0. Sesi ini berlangsung di Bilik Seminar BARU pada jam 2.30 petang, dengan penyertaan seramai 20 orang peserta.
Sesi ini dikendalikan oleh Encik Mohd Alfarabie bin Mohd Nasir dan Cik Noor Syafikah Zulkifeli sebagai penceramah utama, dengan bimbingan fasilitator Puan Nor Hafizah Ismail dan Encik Azman Mohd Ajis. Lawatan ini bertujuan untuk memberikan pendedahan kepada peserta dari UiTM Cawangan Perak mengenai proses klasifikasi fail yang sistematik serta pelaksanaan DDMS 2.0 di UiTM Shah Alam.
Delegasi diberi penerangan mendalam mengenai prosedur klasifikasi fail, kepentingannya dalam pengurusan rekod rasmi, serta bagaimana DDMS 2.0 dapat membantu dalam pendigitalan dan pemusatan dokumen universiti. Sesi ini turut merangkumi demonstrasi penggunaan DDMS 2.0, termasuk kaedah pemuatan naik, penyimpanan, dan akses dokumen secara elektronik.
Hasil dan Impak Lawatan Penandaaras
✅ Pemahaman yang Lebih Jelas tentang Klasifikasi Fail – Peserta kini lebih memahami kaedah klasifikasi fail yang sistematik, membolehkan mereka mengadaptasi amalan terbaik dalam pengurusan dokumen di kampus masing-masing.
✅ Peningkatan Kecekapan Pengurusan Rekod – Melalui perkongsian pengalaman dan sesi praktikal, peserta dapat melihat keberkesanan DDMS 2.0 dalam mengurus fail dan dokumen secara digital, sekaligus mengurangkan risiko kehilangan rekod penting.
✅ Persediaan ke Arah Pelaksanaan DDMS 2.0 – UiTM Cawangan Perak kini lebih bersedia untuk mengimplementasikan DDMS 2.0 dalam operasi mereka, dengan mengambil kira penambahbaikan dan cadangan yang diperoleh daripada lawatan ini.
Kesediaan UiTM Cawangan Perak dalam Transformasi Digital:-
Peningkatan Kesedaran terhadap Kepentingan Pendigitalan – Lawatan ini membantu memperkukuh komitmen UiTM Cawangan Perak dalam menyokong inisiatif UiTM Digital dengan mengadaptasi DDMS 2.0 sebagai sistem utama pengurusan dokumen.
Perkongsian Amalan Terbaik – Melalui sesi ini, peserta dapat membandingkan kaedah pengurusan fail dan mengenal pasti langkah-langkah penambahbaikan yang boleh diterapkan di UiTM Cawangan Perak bagi meningkatkan efisiensi pengurusan dokumen.
Pengurangan Kebergantungan kepada Dokumen Fizikal – Dengan pemahaman yang lebih mendalam mengenai keupayaan DDMS 2.0, UiTM Cawangan Perak dapat merancang strategi untuk mengurangkan penggunaan kertas, sejajar dengan inisiatif kelestarian universiti.
Secara keseluruhannya, lawatan penandaaras ini telah memberikan impak positif kepada peserta dalam memperkukuh pengurusan rekod secara sistematik dan digital. Diharapkan hubungan kerjasama ini dapat diteruskan untuk memastikan DDMS 2.0 dapat dimanfaatkan secara menyeluruh di semua kampus UiTM.