SHAH ALAM, 28 April 2025 – Jabatan Pembangunan UiTM telah mengadakan satu sesi Mesyuarat Fail Projek bertempat di pejabat jabatan tersebut pada jam 2.30 petang. Mesyuarat ini diadakan sebagai sebahagian daripada inisiatif penambahbaikan pengurusan rekod melalui penggunaan Klasifikasi Fail Baharu dan sistem Document Management System (DDMS 2.0) yang kini sedang dilaksanakan secara menyeluruh di seluruh UiTM.
Mesyuarat ini telah dihadiri oleh:
-
En. Amiri Mohamad, Pengarah Bahagian Arkib Universiti (BARU)
-
Pn. Azniza Mohamad Nor, Penolong Pendaftar Kanan
-
Cik Syafika Zulkifeli, Pegawai Eksekutif
Sesi ini memberi penekanan kepada keperluan penyusunan semula struktur fail projek selaras dengan sistem klasifikasi fail baharu yang telah diluluskan di peringkat universiti. Penerangan terperinci turut diberikan berkenaan penggunaan DDMS 2.0 dalam mendigitalkan dan menyelaras pengurusan fail projek, termasuk kaedah capaian, penyimpanan dan pengarkiban maklumat projek pembangunan kampus secara sistematik.
Outcome Mesyuarat
Peningkatan kefahaman berkaitan sistem klasifikasi fail baharu yang disesuaikan dengan struktur organisasi dan keperluan fungsi Jabatan Pembangunan.
Penyelarasan maklumat projek melalui DDMS 2.0 dapat mengurangkan duplikasi dokumen dan memastikan ketelusan serta akauntabiliti dalam pengurusan projek.
Cadangan pelaksanaan latihan lanjutan kepada warga Jabatan Pembangunan untuk memperkukuh kefahaman dan pelaksanaan sistem DDMS 2.0 secara efektif.
Penyediaan pelan tindakan jangka pendek bagi pemindahan fail fizikal kepada format digital serta proses semakan metadata yang lebih teliti.
Inisiatif ini merupakan sebahagian daripada komitmen universiti ke arah pendigitalan dokumen dan pemeliharaan rekod penting universiti secara sistematik dan mampan, selari dengan dasar pengurusan rekod nasional dan aspirasi transformasi digital kerajaan.