SHAH ALAM, 16 April 2025 (Rabu) – Pusat Kokurikulum UiTM Shah Alam telah menganjurkan sesi Taklimat Klasifikasi Fail dan Latihan Amali Sistem Digital Document Management System (DDMS) 2.0, sebagai sebahagian daripada inisiatif transformasi digital institusi. Sesi ini diadakan pada jam 9.00 pagi di premis Pusat Kokurikulum dengan penyertaan aktif pegawai dan staf pentadbiran pusat tersebut.
Latihan ini dikendalikan oleh Jurulatih Cik Noor Syafika, dengan bantuan fasilitator berpengalaman iaitu Puan Azura Mohamad Hashim dan Puan Norhafizah Ismail daripada Bahagian Arkib Universiti (BARU). Sesi ini memberi fokus kepada pemahaman klasifikasi fail baharu UiTM serta pengaplikasian sistem DDMS 2.0 secara praktikal.
Objektif Utama Latihan:
-
Memberi pendedahan menyeluruh berkaitan struktur klasifikasi fail UiTM yang dikemas kini.
-
Meningkatkan kefahaman pengguna terhadap penggunaan DDMS 2.0 dalam proses pemfailan, capaian, dan penyimpanan rekod rasmi secara digital.
-
Memastikan pematuhan kepada dasar pengurusan rekod dan keselamatan maklumat UiTM.
Impak dan Outcome Latihan:
✅ Peningkatan Kompetensi Digital
Staf Pusat Kokurikulum kini lebih mahir menggunakan DDMS 2.0 dengan panduan klasifikasi fail yang tepat, seterusnya mengurangkan kesilapan pemfailan dan kehilangan maklumat.
✅ Penyelarasan Sistem Pengurusan Rekod
Latihan ini membantu menyeragamkan pengurusan rekod antara PTj dan memudahkan proses semakan, penilaian serta pelupusan rekod pada masa akan datang.
✅ Pematuhan dan Tadbir Urus yang Cekap
Sistem DDMS 2.0 yang selari dengan struktur klasifikasi fail baharu memastikan setiap dokumen dikendalikan mengikut piawaian arkib dan undang-undang, memperkukuh tadbir urus institusi.
✅ Penyediaan ke Arah Pendigitalan Menyeluruh
Pusat Kokurikulum kini berada di landasan kukuh untuk melaksanakan sepenuhnya sistem digital dalam urusan pentadbiran dan rekod, selaras dengan aspirasi UiTM ke arah transformasi digital yang berimpak tinggi.
Bahagian Arkib Universiti terus komited membimbing dan menyokong setiap PTj dalam pelaksanaan DDMS 2.0 dan memastikan setiap warga UiTM dilengkapi dengan kefahaman serta kemahiran yang diperlukan untuk menyokong ekosistem digital UiTM secara menyeluruh.