Shah Alam, 20 Februari 2025 – Bahagian Arkib Universiti (BARU) telah mengadakan Sesi Taklimat Klasifikasi Fail dan Amali Digital Document Management System (DDMS) 2.0 bersama Akademi Pengajian Bahasa (APB) sebagai persediaan ke arah pelaksanaan penuh sistem DDMS 2.0 di fakulti tersebut. Sesi ini berlangsung di Makmal Komputer, Aras 9, Menara SAAS pada jam 9.00 pagi.
Sesi ini dikendalikan oleh Puan Azura Mohamad Hashim sebagai jurulatih utama, dengan bimbingan fasilitator Puan Siti Khadijah Hussin. Seramai 15 orang peserta yang terdiri daripada pegawai dan staf APB telah menyertai latihan ini bagi mendalami konsep klasifikasi fail serta penggunaan DDMS 2.0 dalam mengurus rekod secara sistematik dan digital.
Peserta diberikan penerangan mengenai kepentingan klasifikasi fail dalam memastikan rekod diurus dengan tersusun serta mematuhi piawaian universiti. Selain itu, sesi amali DDMS 2.0 membolehkan peserta mempelajari cara memuat naik, menyimpan, mengurus, dan mengakses dokumen secara digital menggunakan sistem yang telah ditetapkan.
Hasil dan Impak Sesi Latihan
✅ Peningkatan Kecekapan Pengurusan Rekod – Peserta kini lebih memahami struktur klasifikasi fail dan dapat mengaplikasikan DDMS 2.0 dalam pengurusan dokumen, menjadikan rekod lebih mudah diakses dan teratur.
✅ Pematuhan Terhadap Dasar Pengurusan Rekod Universiti – Latihan ini memastikan APB mengurus dokumen selaras dengan garis panduan rasmi universiti, mengurangkan risiko kehilangan data dan meningkatkan keselamatan maklumat.
✅ Persediaan ke Arah Pendigitalan Sepenuhnya – Akademi Pengajian Bahasa kini lebih bersedia untuk melaksanakan DDMS 2.0 secara menyeluruh, menggantikan kaedah penyimpanan fizikal dengan sistem pengurusan dokumen elektronik yang lebih cekap.
Kesediaan Akademi Pengajian Bahasa ke Arah Transformasi Digital
🔹 Peralihan kepada Sistem Paperless – Latihan ini membantu APB dalam usaha mengurangkan kebergantungan terhadap dokumen bercetak, sejajar dengan matlamat UiTM untuk memperluaskan pendigitalan dokumen.
🔹 Peningkatan Produktiviti dan Akses Maklumat – Dengan pemahaman dan kemahiran yang diperoleh, peserta kini lebih cekap dalam mengurus dan mencari dokumen melalui DDMS 2.0, menjimatkan masa dan tenaga kerja.
🔹 Sokongan kepada Inisiatif UiTM Digital – Latihan ini memperkukuh kesiapsiagaan APB dalam menyokong inisiatif UiTM Digital dengan mengadaptasi sistem pengurusan maklumat secara elektronik, sejajar dengan transformasi digital universiti.
Secara keseluruhannya, sesi taklimat dan amali ini telah memberi impak positif kepada peserta dalam memperkukuh pengurusan dokumen secara sistematik dan digital. Diharapkan latihan ini dapat diteruskan bagi memastikan pelaksanaan DDMS 2.0 dapat dimanfaatkan sepenuhnya di Akademi Pengajian Bahasa dan seluruh universiti.