SHAH ALAM, 29 Apruil 2025 – Satu sesi konsultansi berkaitan penggunaan sistem Document Management System 2.0 (DDMS 2.0) telah diadakan bersama Encik Nurul Jeffri Jasmin dari Bahagian Audit Dalam UiTM, dikendalikan oleh Pn. Azniza binti Mohamad Nor, Penolong Pendaftar Kanan Bahagian Arkib Universiti (BARU).
Dalam sesi ini, Pn. Azniza telah memberikan penerangan terperinci mengenai penggunaan Klasifikasi Fail Baharu dan integrasinya dengan sistem DDMS 2.0 dalam menguruskan rekod terbuka universiti. Penekanan diberikan kepada keperluan mengurus, menyimpan dan mengakses dokumen secara sistematik mengikut struktur klasifikasi rasmi universiti.
Antara perkara utama yang dibincangkan termasuk:
Penggunaan Klasifikasi Fail Baharu
Penyesuaian sistem fail mengikut kod klasifikasi standard UiTM untuk memastikan dokumen dapat diurus dengan lebih teratur, mudah dijejak dan dipelihara mengikut keperluan pematuhan arkib universiti.
Fungsi dan Aplikasi DDMS 2.0
Penerangan tentang bagaimana DDMS 2.0 bertindak sebagai platform digital rasmi untuk pengurusan surat-menyurat, dokumen rasmi, fail terbuka dan rekod operasi harian dengan keperluan keselamatan maklumat yang diperkasakan.
Kepentingan Pengurusan Rekod Terbuka
Audit Dalam digalakkan untuk memastikan semua rekod terbuka direkod dan diurus dalam DDMS 2.0 bagi menjamin integriti maklumat, memudahkan audit dalaman, mengurangkan risiko kehilangan dokumen, dan menyokong amalan tadbir urus yang berkesan.
Impak Sesi Konsultansi
-
Peningkatan kesedaran dalam kalangan pegawai Audit Dalam terhadap keperluan pendigitalan rekod menggunakan platform rasmi.
-
Pemantapan pematuhan kepada Dasar Pengurusan Rekod UiTM dan keperluan Akta Arkib Negara 2003.
-
Persediaan strategik untuk menghadapi keperluan audit berkala melalui dokumentasi digital yang sistematik dan selamat.
Sesi konsultansi ini membuktikan komitmen UiTM dalam memperkasakan budaya pengurusan rekod berkualiti tinggi, sekaligus menyokong agenda pendigitalan institusi ke arah universiti bertaraf dunia.