Shah Alam, 26 Februari 2025 – Bahagian Arkib Universiti (BARU) telah mengadakan Sesi Taklimat Klasifikasi Fail dan Amali Digital Document Management System (DDMS) 2.0 bersama Pejabat Timbalan Naib Canselor (Jaringan Industri, Komuniti & Alumni) ICAN pada jam 10.00 pagi bertempat di Blok 1, Rumah Alumni Intekma.
Sesi ini dikendalikan oleh Puan Azura Mohamad Hashim selaku jurulatih utama, dengan sokongan fasilitator Puan Masnida Hanim Che Mahmood. Seramai 10 orang peserta terlibat dalam sesi ini, yang bertujuan untuk meningkatkan pemahaman dan kemahiran dalam pengurusan klasifikasi fail serta penggunaan DDMS 2.0 dalam urusan dokumentasi rasmi.
Peserta diberikan pendedahan mengenai kepentingan klasifikasi fail yang sistematik bagi memastikan pemeliharaan dokumen secara tersusun dan mematuhi piawaian universiti. Sesi amali DDMS 2.0 pula memberi peluang kepada peserta untuk mempraktikkan proses pemuatan naik, penyimpanan, dan capaian dokumen digital secara langsung.
Hasil dan Impak Sesi Latihan
✅ Peningkatan Kecekapan Pengurusan Rekod – Peserta kini lebih memahami konsep klasifikasi fail dan pengurusan dokumen digital, yang membantu memastikan semua rekod disimpan dan diakses dengan lebih teratur.
✅ Pematuhan kepada Polisi Pengurusan Rekod – Latihan ini memastikan semua dokumen rasmi diproses mengikut garis panduan yang ditetapkan oleh universiti, mengurangkan risiko kehilangan atau ketidakpatuhan terhadap dasar penyimpanan rekod.
✅ Pemerkasaan Budaya Pendigitalan – Dengan kemahiran yang diperoleh, Pejabat ICAN kini dapat mengurangkan kebergantungan kepada dokumen fizikal, menyokong inisiatif UiTM ke arah transformasi digital dan kelestarian alam sekitar.
Secara keseluruhannya, sesi ini berjaya memberikan manfaat kepada peserta dalam memperkukuh pengurusan rekod dan memastikan pematuhan terhadap sistem pengurusan dokumen digital universiti. Diharapkan latihan sebegini dapat diteruskan bagi memastikan penggunaan DDMS 2.0 dioptimumkan dalam semua jabatan dan bahagian di UiTM.