Shah Alam, 28 Februari 2025 – Bahagian Arkib Universiti (BARU) telah menganjurkan Sesi Taklimat Klasifikasi Fail dan Amali Digital Document Management System (DDMS) 2.0 bersama Pejabat Pemerkasaan Adiwangsa bertempat di Pusat IT 1, PTAR Undang-Undang pada jam 9.00 pagi.
Sesi ini dikendalikan oleh Puan Wan Nur Khalidah selaku jurulatih utama, dengan bimbingan fasilitator Puan Hanani Rojikin. Seramai 18 orang peserta telah mengikuti latihan ini bagi meningkatkan pemahaman mereka tentang pengurusan klasifikasi fail dan penggunaan DDMS 2.0 sebagai sistem utama penyimpanan dokumen digital universiti.
Sepanjang sesi, peserta diberikan taklimat mengenai kepentingan klasifikasi fail yang sistematik untuk memastikan rekod diurus dengan lebih teratur dan berkesan. Sesi amali DDMS 2.0 pula membolehkan peserta mempelajari teknik pemuatan naik, penyimpanan, pengelasan, dan pencarian dokumen secara digital bagi meningkatkan kecekapan pengurusan dokumen rasmi.
Hasil dan Impak Sesi Latihan
✅ Pengurusan Rekod yang Lebih Sistematik – Peserta kini lebih memahami keperluan struktur klasifikasi fail yang tersusun, membolehkan penyimpanan dan pencarian dokumen dilakukan dengan lebih cepat dan berkesan.
✅ Pematuhan kepada Dasar Pengurusan Rekod – Latihan ini memastikan Pejabat Pemerkasaan Adiwangsa mematuhi garis panduan pengurusan rekod universiti, mengurangkan risiko kehilangan maklumat penting dan meningkatkan keselamatan dokumen rasmi.
✅ Kesediaan ke Arah Pendigitalan – Pendedahan kepada sistem DDMS 2.0 memberi keyakinan kepada peserta untuk mengurangkan kebergantungan terhadap dokumen fizikal serta meningkatkan kecekapan kerja melalui penggunaan teknologi digital.
Kesediaan ke Arah Transformasi Digital
🔹 Peralihan ke Rekod Digital – Latihan ini membantu membentuk budaya kerja yang lebih mesra digital dengan mengadaptasi sistem DDMS 2.0 secara menyeluruh dalam pengurusan dokumen rasmi.
🔹 Peningkatan Produktiviti dan Efisiensi – Dengan pemahaman yang lebih mendalam, peserta kini lebih bersedia untuk mengurus rekod secara paperless, menjimatkan masa dan sumber dalam operasi harian pejabat.
🔹 Sokongan kepada Inisiatif UiTM Digital – Pejabat Pemerkasaan Adiwangsa kini selangkah lebih maju dalam menyokong visi UiTM ke arah transformasi digital dan kelestarian hijau, sejajar dengan usaha universiti dalam memperkasakan sistem pengurusan maklumat secara elektronik.
Secara keseluruhannya, sesi ini telah berjaya memberikan impak yang positif kepada peserta dalam mengurus dokumen secara sistematik dan digital. Diharapkan latihan ini dapat diteruskan untuk memperkukuh lagi amalan pengurusan dokumen elektronik di seluruh universiti.